Zbirke podatkov

Seznam javnih evidenc in drugih informatiziranih zbirk podatkov , s katerimi upravlja organ

Evidenca zadev

Evidenca o stroških dela in "MFERAC"

Evidenca o izrabi delovnega časa

Evidenca video nadzora

1. Evidenca zadev

Pravna podlaga: 9. člen, 26., 28. člen Zakona o Varuhu človekovih pravic (Uradni list RS, št.71/93, popr. 15/94, v nadaljevanju: ZVarCP).

Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Pobudniki in prizadeti po ZVarCP, prosilci po ZDIJZ in posamezniki, na katerih pisanje se pri Varuhu človekovih pravic odpre zadeva.

Namen obdelave osebnih podatkov: Izvrševanje zakonitih pristojnosti Varuha človekovih pravic.

Rok hrambe: Trajno.

Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP:
Možnost vpogleda v spis skladno s poslovnikom Varuha - po izrecni odobritvi varuha ali pristojnega namestnika varuha.

Vrste osebnih podatkov v zbirki:
Priimek, ime, naslov prebivališča, poštna številka, kraj.

Uporabniki zbirke:
Zaposleni pri Varuhu

Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov:
Prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov ter računalniška oprema, ki služi za obdelavo osebnih, se izven delovnega časa zaklepajo, zaklepajo pa se tudi v času, ko v njih ni zaposlenih. Zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu je varovana s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov. Sistem gesel omogoča tudi poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni podatki uporabljeni ali vnešeni v zbirko podatkov in kdo je to storil, in sicer za obdobje, za katero se posamezni podatki shranjujejo. Osebne podatke lahko obdelujejo le osebe, ki jih je za obdelavo pooblastil predstojnik in so navedene na seznamu, ki je posebna priloga Pravilnika o zavarovanju osebnih podatkov (v nadaljevanju: Pravilnik), št. 0101-5/2006-1-KV z dne 25.07.2006, ki ga je izdal varuh človekovih pravic. Papirni nosilci osebnih podatkov, ki služijo za vnos osebnih podatkov v računalniško vodeno zbirko podatkov, izpisi podatkov iz računalniške zbirke podatkov ter diskete, magnetni trakovi, optični diski, ki se nanašajo na zbirko podatkov, se izven delovnega časa zaklepajo v kovinske ognjevarne omare. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so podrobneje določeni v Pravilniku.

Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Osebni podatki se ne povezujejo z uradnimi evidencami ter javnimi knjigami.

Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika iz 3. odst. 5. člena ZVOP-1.

2. Evidenca o stroških dela in "MFERAC"

Pravna podlaga (neobvezno): b. točka 6. člen Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS,št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV); tretji odstavek 159. člena Zakon o delovnih razmerjih (Ur. list RS, št. 42/02).

Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni pri Varuhu človekovih pravic RS.

Namen obdelave osebnih podatkov: Izvrševanje zakonitih pristojnosti Varuha človekovih pravic RS.

Rok hrambe: Do prenehanja delovnega razmerja posameznika.

Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP:
Ni omejitev pravic posameznika iz 30. in 32. člena ZVOP-1.

Vrste osebnih podatkov v zbirki:
Osebno ime in priimek, naslov, EMŠO, davčna številka, delovno razmerje, delovno mesto in naziv, prejšnje zaposlitve, izobrazba, funkcionalna in specialna znanja, udeležba na izobraževanjih, delovna doba, pokojninska doba, plača, socialni izdatki in prispevki, državljanstvo, podatki o letnih ocenah, priznanja, nagrade, življenjepis (v primeru osebne privolitve), prenehanje delovnega razmerja, osebni podatki družinskih članov (v primeru osebne privolitve) oz. osebni podatki otrok mlajših od 15 let (zaradi uveljavljanja pripadajočih dni dopusta).

Uporabniki zbirke:
Ministrstvo za finance RS, Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije.

Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov:
Prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov ter računalniška oprema, ki služi za obdelavo osebnih podatkov, se izven delovnega časa zaklepajo, zaklepajo pa se tudi v času, ko v njih ni zaposlenih. Zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu je varovana s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov. Sistem gesel omogoča tudi poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni podatki uporabljeni ali vnešeni v zbirko podatkov in kdo je to storil in sicer za obdobje, za katero se posamezni podatki shranjujejo. Osebne podatke lahko obdelujejo le osebe, ki jih je za obdelavo pooblastil predstojnik in so navedene na seznamu, ki je posebna priloga Pravilnika o zavarovanju osebnih podatkov (v nadaljevanju: Pravilnik), št. 0101-5/2006-1-KV z dne 25.07.2006, ki ga je izdal varuh človekovih pravic. Papirni nosilci osebnih podatkov, ki služijo za vnos osebnih podatkov v računalniško vodeno zbirko podatkov, izpisi podatkov iz računalniške zbirke podatkov ter diskete, magnetni trakovi, optični diski, ki se nanašajo na zbirko podatkov, se izven delovnega časa zaklepajo v kovinske ognjevarne omare. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so podrobneje določeni v Pravilniku.

Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /

Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika iz 3. odst. 5. člena ZVOP-1.

3. Evidenca o izrabi delovnega časa

Pravna podlaga: c. točka 6. člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS,št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV).

Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni pri Varuhu človekovih pravic RS.

Namen obdelave osebnih podatkov: Ugotavljanje prisotnosti zaposlenih, opravljenih službenih potovanj, izrabe letnega in izrednega dopusta, bolniških in drugih odsotnosti zaposlenih in opravljenih nadur pri Varuhu človekovih pravic RS.

Rok hrambe: Podatki se hranijo do prenehanja veljavnosti pogodbe o zaposlitvi.

Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP:
Ni omejitve pravic posameznika iz 30. in 32. člena ZVOP-1.

Vrste osebnih podatkov v zbirki:
Ime in priimek, delovno mesto, čas prihoda in odhoda na delovno mesto, izraba letnega dopusta, podatki o izrabi z zakonom določenih dela prostih dni, nadure, službena odsotnost, privatna odsotnost, odsotnost zaradi izobraževanja, odsotnost zaradi bolezni ali nege, odsotnost po zakonu o starševskem varstvu in družinskih prejemkih.

Uporabniki zbirke:
Kadrovska služba Varuha.

Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov:
Prostori, v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov ter računalniška oprema, ki služi za obdelavo osebnih podatkov, se izven delovnega časa zaklepajo, zaklepajo pa se tudi v času, ko v njih ni zaposlenih. Zbirka osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu je varovana s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov. Sistem gesel omogoča tudi poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni podatki uporabljeni ali vnešeni v zbirko podatkov in kdo je to storil in sicer za obdobje, za katero se posamezni podatki shranjujejo. Osebne podatke lahko obdelujejo le osebe, ki jih je za obdelavo pooblastil predstojnik in so navedene na seznamu, ki je posebna priloga Pravilnika o zavarovanju osebnih podatkov (v nadaljevanju: Pravilnik), št. 0101-5/2006-1-KV z dne 25.07.2006, ki ga je izdal varuh človekovih pravic. Papirni nosilci osebnih podatkov, ki služijo za vnos osebnih podatkov v računalniško vodeno zbirko podatkov, izpisi podatkov iz računalniške zbirke podatkov ter diskete, magnetni trakovi, optični diski, ki se nanašajo na zbirko podatkov, se izven delovnega časa zaklepajo v kovinske ognjevarne omare. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so podrobneje določeni v Pravilniku.

Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): /

Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika iz 3. odst. 5. člena ZVOP-1.

4. Evidenca video nadzora

Pravna podlaga: Hišni red Varuha.

Kategorije posameznikov na katere se nanašajo osebni podatki v zbirki: Zaposleni in obiskovalci prostorov.

Namen obdelave osebnih podatkov: Varnost ljudi in premoženja, nadzor vstopov in izstopov v službene prostore in iz njih.

Rok hrambe: 3 dni - presnemavanje kaset.

Omejitve pravic posameznikov glede osebnih podatkov, vsebovanih v zbirki OP:
Ni omejitve pravic posameznika iz 30. in 32. člena ZVOP-1.

Vrste osebnih podatkov v zbirki:
Posnetek posameznika, datum in čas vstopa v prostor.

Uporabniki zbirke:
Pooblaščeni uslužbenec(-ka) Varuha.

Splošen opis varovanja zbirke osebnih podatkov:
Prostori,v katerih se nahajajo nosilci osebnih podatkov, ki so povezani z zbirko osebnih podatkov ter računalniška oprema, ki služi za obdelavo osebnih podatkov, ki se nahaja na računalniškem sistemu je varovana s sistemom gesel za avtorizacijo in identifikacijo uporabnikov programov in podatkov. Sistem gesel omogoča tudi poznejše ugotavljanje, kdaj so bili posamezni podatki uporabljeni ali vnešeni v zbirko podatkov in kdo je to storil, in sicer za obdobje, za katero se posamezni podatki shranjujejo. Osebne podatke lahko obdelujejo le osebe, ki jih je za obdelavo pooblastil predstojnik in so navedene na seznamu, ki je posebna priloga Pravilnika o zavarovanju osebnih podatkov (v nadaljevanju: Pravilnik), št. 0101-5/2006-1-KV z dne 25.07.2006, ki ga je izdal varuh človekovih pravic. Papirni nosilci osebnih podatkov, ki služijo za vnos osebnih podatkov v računalniško vodeno zbirko podatkov, izpisi podatkov iz računalniške zbirke podatkov ter diskete, magnetni trakovi, optični diski, ki se nanašajo na zbirko podatkov, se izven delovnega časa zaklepajo v kovinske ognjevarne omare. Postopki in ukrepi za zavarovanje osebnih podatkov so podrobneje določeni v Pravilniku.

Podatki o povezanih zbirkah osebnih podatkov iz uradnih evidenc ter javnih knjig (s katero zbirko se povečuje točno ta registrirana zbirka): Jih ni.

Podatki o zastopniku iz 3. odstavka 5. člena ZVOP 1: Ni zastopnika iz 3. odst. 5. člena ZVOP-1.