Pobudniki so nas s pisno pobudo ter tudi z osebnim pogovorom seznanili, da se težave z Agencijo in zamude pri odločanju pojavljajo tako pri izdaji posameznih odločb, kot tudi pri odobritvi oziroma izplačilu sredstev. Agencija ima po prepričanju pobudnikov neomejeno časa za izdajo odločb o pravici do sredstev ter neomejeno časa od oddaje zahtevka za izplačilo sredstev do dejanskega izplačila, saj Zakon o kmetijstvu (ZKme-1) rokov za posamezna dejanja ne določa. Varuh je dodatno h gornjim očitkom v nadaljnjem postopku izpostavil tudi problematiko spreminjanja meril za izbor v času programskega obdobja ter problematiko nerazumnih rokov za dopolnitev vlog. Preiskal pa je tudi očitek nezadostnih pojasnil in pomanjkljivih navodil v zvezi z izpolnjevanjem vlog.

Iz odziva Agencije gre povzeti, da postopki obravnav vlog in zahtevkov za investicijske ukrepe Programa razvoja podeželja spadajo med najzahtevnejše in najdaljše postopke v pristojnosti Agencije. Agencija je sporočila, da izvaja vrsto administrativnih kontrol, obiskov naložb in kontrol na kraju samem. Kot glavne razloge za dolgotrajnost postopkov pa je navedla večje število javnih razpisov, upoštevajoč začetno zamudo v sedanjem programskem obdobju; neenakomerno razporeditev, zaradi česar prihaja do konic; kompleksnost samega  postopka; tudi deloma slabo pripravljene vloge (pribl. 50%) ter sorazmerno visok delež vlog za spremembo obveznosti po 54. členu ZKme-1.

Agencija nam je še sporočila, da se trudi zaključiti vloge v roku od 4 do 6 mesecev po zaprtju javnega razpisa, za pohitritev pa je že in še namerava izvajate določene optimizacijske ukrepe. Ti vključujejo avtomatizacijo procesov, kar vključuje tudi uvajanje oddajanja elektronskih vlog in zahtevkov preko elektronskih aplikacij (trenutno je sistem zgolj polovično avtomatiziran). Agencija naj bi tudi trajno okrepila ekipe zaposlenih, ki delajo na vlogah in zahtevkih. Optimizirala je delovne procese v smislu novega načina dodeljevanja nalog in spremljanja njihove realizacije na tedenski ravni ter izvedla obiske v tujih agencijah z namenom primerjave postopkov in zaznave ter prenosa dobrih praks. Očitku slabo pripravljenih navodil je Agencija pritrdila ter na tem področju napovedala izboljšave, prakso spreminjanja meril v času programskega obdobja pa je ustrezno pojasnila. Dodala je še, da glede predmetne problematike tesno sodeluje z resornim ministrstvom v smislu ustrezne spremembe ZKme-1.

Glede na vse navedeno smo ugotovili kršitev načela dobrega upravljanja. Iz celotnega dejanskega stanja gre namreč razbrati, da gre očitno za dolgotrajno problematiko, dosedanje reševanje pa očitno ni bilo učinkovito. Razlogi za ugotovljene nepravilnosti, pristojnost, da zaznane težave odpravi, predvsem pa dolžnost, da to stori v razumnem času, leži po našem mnenju izključno na Agenciji. Agencija se je sicer aktivno lotila reševanja problematike, kar pozdravljamo, vendar bo po našem mnenju učinkovitost sprememb in izvedenih ukrepov mogoče oceniti šele srednjeročno. Glede na navedeno bomo nadaljnje ukrepanje Agencije še naprej spremljali. Pobudo smo šteli za utemeljeno. 14.5-30/2019